Savoir utiliser les outils bureautiques est une compétence recherchée pour de nombreux postes. En 2024, quelles compétences devez-vous absolument posséder pour rester compétitif et efficace au travail ? Coup d’Œil vous guide sur les compétences bureautiques incontournables à acquérir (ou à renforcer).
Les outils de bureautique essentiels : Suite Microsoft Office
Les logiciels de la Suite Office sont utilisés par de nombreuses entreprises. Si vous ne maîtrisez pas les tableurs ou vous n’êtes pas à l’aise pour créer des diaporamas, la formation bureautique permet d’acquérir de nombreuses compétences. Office est une solution complète pour collaborer entre collègues, créer des présentations, analyser des statistiques… Dans le secteur tertiaire, les 3 logiciels phares sont :
- Word : L’outil de traitement de texte permet la création de documents professionnels. Vous pouvez rédiger des rapports, des lettres ou des présentations écrites. Découvrez le logiciel Word pour mettre en forme le texte, insérer des images ou créer des tableaux. Une bonne formation sur Word vous aidera à produire des documents de qualité, clairs et professionnels.
- Excel : Excel est le logiciel de référence pour le traitement de données numériques. Il permet de réaliser des calculs complexes, de créer des tableaux de bord, des graphiques et d’analyser des données. Excel est un outil puissant qui facilite la prise de décision basée sur des statistiques et données. La formation Excel est utile en gestion financière, suivi de projets ou analyse statistique.
- PowerPoint : PowerPoint est utilisé pour concevoir des présentations visuelles percutantes. Il offre des outils pour créer des diapositives attrayantes avec du texte, des images, des graphiques et des animations. Maîtriser PowerPoint est essentiel pour communiquer efficacement des idées lors de réunions, de formations ou de conférences.
Alternatives libres : LibreOffice et OpenOffice
LibreOffice et OpenOffice sont des alternatives aux suites bureautiques payantes. Ces suites open source offrent des fonctionnalités similaires à Microsoft Office. La formation sur ces logiciels libres permet d’appréhender les besoins spécifiques et les fonctionnalités pointues. L’interface de LibreOffice et OpenOffice diffère de Microsoft Office. Un apprentissage peut être nécessaire pour s’habituer à la disposition des menus et des fonctionnalités.
Ces suites bureautiques libres sont une excellente alternative pour ceux qui souhaitent une solution économique tout en ayant accès à des outils performants. Elles sont compatibles avec les formats de fichiers les plus courants. Certaines fonctionnalités avancées présentes dans Microsoft Office ne sont pas disponibles.
- Points forts :
- Gratuites : L’absence de coûts de licence permet à tous d’accéder à des outils bureautiques de qualité sans dépenses supplémentaires.
- Compatibles : Elles peuvent lire et enregistrer des documents aux formats Microsoft Office, facilitant ainsi le partage et la collaboration avec d’autres utilisateurs.
Les outils collaboratifs : un atout majeur pour le travail à distance
Microsoft Teams, Google Meet et Zoom
Le développement du télétravail impose de maîtriser les outils comme Microsoft Teams ou Google Meet. Ces outils permettent d’organiser des réunions à distance avec une qualité audio et vidéo optimale. Les programmes de formation vise à maîtriser les fonctionnalités telles que le partage d’écran, les sessions de chat en direct ou la collaboration en temps réel (annotation des présentations, interaction en temps réel…
Gestion de projet avec Trello et Microsoft Planner
Pour une organisation optimale des tâches et des projets, les recruteurs demandent aussi des compétences sur des outils comme Trello.
- Suivi des tâches :
- Tableaux Kanban : Ces outils utilisent une méthode visuelle pour gérer les tâches, en les classant en catégories telles que « À faire », « En cours » et « Terminées ». Cela offre une vue d’ensemble claire de l’avancement du projet.
- Assignation : Les tâches peuvent être attribuées à des membres spécifiques de l’équipe, avec des dates d’échéance et des instructions détaillées.
- Organisation d’équipe :
- Calendriers partagés : Aide à planifier les deadlines et à éviter les conflits d’agenda.
- Notifications : Les rappels automatiques et les alertes garantissent que les échéances ne sont pas manquées.
Ces outils améliorent la coordination et l’efficacité des équipes, en particulier lorsque les membres travaillent à distance ou sur des horaires flexibles.
Compétences avancées en bureautique
Macros et automatisation avec Excel
Pour aller plus loin avec Excel, suivre une formation sur les macros ou l’automatisation est un véritable atout.
- Automatisation :
- Création de macros : Les macros sont des enregistrements de tâches répétitives que vous pouvez exécuter en un seul clic. Cela permet d’automatiser des processus fastidieux et de gagner un temps précieux.
- Scripts personnalisés : En créant des scripts adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez automatiser des tâches complexes et améliorer l’efficacité globale.
- Avantages :
- Gain de temps : Réduit considérablement le temps consacré aux tâches manuelles répétitives.
- Précision : Diminue le risque d’erreurs humaines, améliorant ainsi la fiabilité des données.
Apprendre à utiliser les macros peut considérablement améliorer votre efficacité et celle de votre équipe.
Programmation VBA et gestion de bases de données avec Access
La programmation en VBA (Visual Basic for Applications) et la maîtrise d’Access peuvent vous démarquer sur le marché du travail.
- VBA :
- Développement d’outils personnalisés : Apprendre la programmation VBA va vous aider à créer des outils sur mesure au sein des logiciels de la suite Office.
- Automatisation avancée : Le VBA facilite l’automatisation des tâches complexes.
- Access :
- Applications internes : Access est utile pour le suivi et la gestion des données au sein de l’entreprise.
- Gestion de bases de données : Une formation Access vous aide à comprendre le stockage, la recherche et l’analyse de grandes quantités de données.
Pour commencer, voir ci dessous la vidéo ci-dessous pour connaître les bases de Microsoft Access.
Dans un marché du travail en constante évolution, Coup d’Œil vous recommande de vous former dans ces outils bureautiques indispensables. Le développement de ces compétences vous permettra de gagner en efficacité et vous démarquer.
